Spis treści
Autor: Jacek
Data publikacji: 22.05.2021 | Aktualizacja: 30.05.2025
Kalendarz Google. Wszystko co musisz o nim wiedzieć
Jednym ze sposobów utrzymania kontroli nad grafikiem oraz planowaniem cennego czasu jest korzystanie z kalendarza. Tradycyjne, książkowe terminarze nie zawsze są w stanie nadążyć za tempem życia aktywnego przedsiębiorcy. Skorzystaj więc z ich cyfrowego odpowiednika. Kalendarz Google wchodzi w skład pakietu aplikacji Google Workspace i jest darmowym planerem czasu. Jeśli korzystasz już z którejś usługi Google (np. poczty Gmail, Analytics), to masz także dostęp do kalendarza połączonego z kontem każdego użytkownika. Dzięki niemu zaplanujesz różne zadania, sprawdzisz harmonogram na nadchodzące dni czy zapiszesz termin spotkania, które jednym kliknięciem przeniesiesz ze skrzynki Gmail. Aplikacja spełni również Twoje oczekiwania podczas pracy całego zespołu.
Korzystaj z kalendarza na co dzień i planuj rozkład dnia
Jeśli właśnie zaczynasz planować organizację nadchodzącego dnia, ta opcja będzie dla Ciebie szczególnie przydatna. W kalendarzu możesz zrobić listę ważnych zadań z przypisanymi do nich godzinami realizacji. Poranny e-mail z zaplanowanymi czynnościami na pewno Ci się przyda. Gdy używasz kilku kalendarzy Google w obrębie swojej aplikacji, to dla każdego z nich musisz ustawić osobny e-mail z powiadomieniem. Aby otrzymać e-mail z planem nadchodzącego dnia (albo wielu dni) wejdź w ustawienia i po lewej stronie kliknij w nazwę kalendarza. Później wybierz „Powiadomienia ogólne” a następnie kliknij strzałkę w dół obok opcji „Plan dnia” i wybierz e-mail. Plan zostanie utworzony na podstawie przygotowanego harmonogramu w Kalendarzu Google. Możesz udostępnić swój plan zespołowi albo współpracownikom, aby kontaktowali się z Tobą w najdogodniejszych godzinach.
Dodawaj do kalendarza wydarzenia razem z lokalizacją
Aby dodać nowe wydarzenie kliknij pusty obszar w miejscu daty w której tworzysz wydarzenie a wyświetlonym oknie wpisz tytuł i godzinę rozpoczęcia. Aby poinformować uczestników gdzie odbędzie się na przykład spotkanie albo premiera jakiegoś przedstawienia dodaj do wydarzenia dokładną lokalizację. To bardzo dobra funkcja szczególnie dla tych, którzy na co dzień korzystają z map Google. Zacznij wpisywać lokalizację, a Google podpowie Ci dostępne miejsca na podstawie swoich map. Jeśli tak zrobisz, uczestnicy spotkania zobaczą dokładny adres i będą mogli przenieść się automatycznie do map Google ze wskazówkami dojazdu.
Dobrym pomysłem jest również dodanie załącznika do wydarzenia na którym będziecie na przykład omawiać jakiś dokument. Zostanie on rozesłany razem z powiadomieniem o nadchodzącym wydarzeniu. Możesz go podpiąć bezpośrednio z Twojego Dysku Google, jeśli przechowujesz tam swoje dokumenty.
Dodaj wydarzenie bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej Gmail
Automatyczne dodawanie wydarzeń, które przychodzą na skrzynkę odbiorczą e-mail to także przydatna opcja, która ułatwia pracę. Nie musisz tego robić ręcznie. Przejdź do ustawień ogólnych a następnie wybierz funkcję „Wydarzenie z Gmaila” i zaznacz ją. Od tego momentu w Kalendarzu Google będą automatycznie wyświetlane wydarzenia z Gmaila dotyczące:
❯ Biletów (np. na filmy, spektakle czy koncerty).
❯ Zaplanowanych lotów,
❯ Rezerwacji w hotelach i restauracjach,
Pamiętaj! Wydarzenia z poczty Gmail nie pojawią się w Kalendarzu w następujących przypadkach:
❯ Kont instytucji rządowych,
❯ Kont Google nie korzystających z poczty Gmail,
❯ Kont Google z ograniczeniami dotyczącymi lokalizacji.
Jeżeli chcesz zrezygnować z wyświetlania wydarzeń utworzonych przez Gmaila albo zmienić ich domyślną widoczność, usuń pojedyncze wydarzenie lub zmień ustawienia Kalendarza. Zmian dokonasz w ustawieniach Gmaila wyłączając „Inteligentne funkcje i personalizację”.
Udostępnianie i dodawanie kalendarzy współpracowników
Usługa Kalendarz Google jest darmowa i dostępna dla każdego. Pozwala na zarządzanie swoim terminarzem oraz udostępnianie go współpracownikom albo znajomym. To doskonałe rozwiązanie aby uwzględnić w swoim terminarzu plany tych osób, których działania są istotne dla rozkładu Twojego dnia.
Udostępnianie kalendarza Google
Jeśli chcesz udostępnić swój kalendarz zaufanym współpracownikom, kliknij w przycisk „Więcej” (z trzema kropkami), który znajduje się przy nazwie wybranego kalendarza. Następnie wybierz opcję „Ustawienia i udostępnianie”. W sekcji „Udostępnij wybranym osobom” wpisz adresy e-mail nowych użytkowników Twojego kalendarza oraz zadeklaruj, jakie uprawnienia zamierzasz im przyznać. Dzięki temu, w zależności od twoich preferencji osoby te jedynie zobaczą, czy jesteś zajęty, poznają szczegóły Twojego terminarza albo nawet będą mogły edytować jego wpisy. Kliknij w przycisk „Wyślij” i wszystko gotowe.
Jedynym sposobem na udostępnienie kalendarza osobom, które nie korzystają z aplikacji Kalendarz Google jest udostępnienie go publicznie. Aby to uczynić, w sekcji „Uprawnienia dostępu” wybierz „Udostępnij publicznie”. W tym przypadku również możesz przyznać preferowany poziom dostępu do kalendarza. Kliknij na „Pobierz link do udostępniania” i skopiuj link, który się wyświetli. Prześlij go osobom, którym ma zostać udostępniony kalendarz.
Pamiętaj! Ustawienie dostępności kalendarza możesz edytować wyłącznie na komputerze stacjonarnym albo laptopie. W aplikacji mobilnej tego nie osiągniesz.
Dodawanie (subskrypcja) czyjegoś kalendarza
Gdy ktoś udostępni Ci swój kalendarz, otrzymasz e-mail z linkiem umożliwiającym dodanie go do Twojej aplikacji. Gdy klikniesz w link „Dodaj ten kalendarz” otworzy się aplikacja kalendarza z wyskakującym okienkiem, w którym zaznaczysz „Tak”. Po lewej stronie panelu, w sekcji „Moje kalendarze” zobaczysz terminarz osoby, która Ci go udostępniła.
Zgodnie z Twoimi preferencjami, subskrybowane kalendarze możesz wyświetlać lub ukrywać klikając w przycisk „Pokaż więcej”. Dodanie czyjegoś kalendarza możliwe jest wyłącznie za pomocą przeglądarki internetowej poprzez link przesłany przez subskrybenta. Wyświetlisz go logując się do swojej aplikacji na desktopie.
Funkcja udostępniania i subskrypcji kalendarza często jest bardzo przydatna, zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Naucz się z niej korzystać bo jest ona banalnie prosta w obsłudze.
Wydarzenia z Facebooka w kalendarzu Google
Jeśli dostajesz dużo zaproszeń albo sam tworzysz wydarzenia na Facebooku powiadomienia w tej aplikacji nie zawsze się sprawdzają. Lepszym rozwiązaniem jest taka konfiguracja, aby wydarzenia z Facebooka automatycznie pojawiały się w Twoim kalendarzu Google. Osiągniesz to w prosty sposób przechodząc po kolei poniższe kroki:
❯ Wejdź w zakładkę „Wydarzenia” na Facebooku,
❯ Kliknij w dowolne nadchodzące wydarzenie o którym chcesz pamiętać,
❯ Obok przycisku „Udostępnij” znajdziesz mały przycisk z trzema kropkami. Kliknij tam i z listy która Ci się wyświetli wybierz opcję „Wyeksportuj wydarzenie”,
❯ Pożądane jest pobranie linku z wydarzeniem, zatem wybierz opcję „Zapisz do kalendarza” i skopiuj link, który pojawił się poniżej,
❯ Przejdź do kalendarza Google i po lewej stronie wyszukaj listy kalendarzy,
❯ Wybierz listę „Inne Kalendarze” i rozwiń listę trójkątem po prawej stronie,
❯ Z listy wybierz opcję „Dodaj według adresów URL”. W wyświetlonym oknie wklej link skopiowany z Facebooka,
❯ Klikasz „Dodaj kalendarz” i wszystko gotowe. 🙂 Wydarzenie z Facebooka zostało zaimportowane do Twojego kalendarza Google.
Lista zadań w kalendarzu Google
Na rynku jest wiele zaawansowanych aplikacji tworzących listy zadań do wykonania (to do list). Kalendarz Google ma również taką funkcję, więc warto o niej wspomnieć. Listę zadań znajdziesz w podstawowym widoku kalendarza. Aby zrobić listę spraw do załatwienia kliknij niebieską ikonkę w prawym górnym rogu widoku swojego kalendarza (identyczną, jak ta rozpoczynająca ten akapit) aby otworzyć menu z zadaniami. W wyświetlonym oknie kliknij „Dodaj zadanie”, wpisz nazwę, datę i godzinę planowanej czynności. Opcjonalnie możesz opisać szczegóły swojego zadania. W ten sposób stworzysz także zadania podrzędne a nawet całe listy zadań. Wszystkie dodane zadania pojawią się w Twoim kalendarzu.
Możliwość udostępniania kalendarza w Google Workspace znacznie ułatwia planowanie codziennych zadań.
Na jakie platformy dostępny jest Kalendarz Google?
Kalendarz Google to aplikacja webowa, dzięki czemu można go używać na dowolnym urządzeniu, które obsługuje przeglądarkę internetową. Niezależnie od tego, czy pracujesz na komputerze z Windowsem, MacOS-em, Linuxem czy też na Chromebooku, możesz przeglądać wydarzenia oraz wprowadzać zmiany w Kalendarzu Google online na dowolnej karcie swojej przeglądarki.
Jeśli chcesz mieć kalendarz i powiadomienia o nadchodzących wydarzeniach zawsze przy sobie, to zainstaluj aplikację mobilną. Interfejs mobilnej wersji Kalendarza Google ma nieco mniej widocznych elementów niż wersja przeglądarkowa. To ułatwia obsługę dotykową. Niemal wszystkich funkcji dostępnych w kalendarzu na komputer możesz użyć także w smartfonie. Znajdziesz je dotykając symbolu „+” lub otwierając boczne menu. Kalendarz Google udostępnia aplikacje na różne typy smartfonów. Możesz zainstalować je z poziomu sklepu Google Play na smartfon z systemem Android lub z Play Store, jeśli jesteś użytkownikiem iPhona.
Jak zsynchronizować Kalendarz Google z Kalendarzem Apple w iPhonie?
Jeśli na co dzień korzystasz z przeglądarki Google, ale prywatnie używasz iPhona, to Twój plan dnia jest prawdopodobnie podzielony pomiędzy usługi Kalendarza Google i Kalendarza Apple. Aby temu zapobiec i sprawić, aby dostęp do wszystkich wydarzeń z Google pojawiły się w Kalendarzu Apple na Twoim iPadzie lub iPhonie musisz zsynchronizować te dwie usługi.
Synchronizacja Kalendarza Google jest bardzo prosta:
Dodanie konta Google w swoim iPhonie lub iPadzie spowoduje, że zsynchronizują się nie tylko wydarzenia, ale także poczta e-mail oraz kontakty z Google.
Kalendarz Google dla firm
Kalendarz Google wchodzi w skład pakietu aplikacji, które są połączone z kontem Gmail każdego prywatnego użytkownika. Dzięki niemu możesz zaplanować swoje zadania, sprawdzić nadchodzące dni świąteczne i zapisać wizyty u lekarza, które jednym kliknięciem przeniesiesz ze skrzynki Gmail. Jednak pełną funkcjonalność tej aplikacji zobaczysz w akcji, gdy zaczniesz korzystać z niej w firmie, w ramach pakietu Google Workspace przeznaczonego dla użytkowników biznesowych.
W panelu administracyjnym Google Workspace możesz dodawać zasoby firmy, takie jak sale konferencyjne, samochody, drukarki czy sprzęt do wideo konferencji. Wszystkie te elementy znajdziesz na liście rozwijanej podczas tworzenia wydarzenia w kalendarzu, skąd możesz je zarezerwować we wskazanym terminie. To doskonały sposób na jeszcze większe utrzymanie porządku w każdej firmie.
Udostępnij i podziel się treścią:
