Spis treści
Autor: Ewelina
Data publikacji: 04.11.2021 | Aktualizacja: 04.12.2024
Niech czas pracuje dla Ciebie. Zwiększ efektywność swoich działań
Freelancerzy czy właściciele niewielkich agencji kreatywnych zazwyczaj przepracowują znacznie więcej godzin, niż te ujęte w rzeczywistym rozliczeniu z klientem. Nasz system ekonomiczny opiera się na otrzymywaniu zapłaty w zamian za czas poświęcony klientom i projektom. Czas to pieniądz i wraz z umiejętnościami na tym bazuje Twój dochód.
Pracownik etatowy otrzymuje wynagrodzenie za każdą chwilę spędzoną za biurkiem. Dostaje zapłatę za każde spotkanie, wysłany e-mail czy różne kreatywne przerwy od pracy. Czy tak samo wygląda w twoim przypadku?
Umiejętne zarządzanie swoim czasem to coś więcej, niż tylko zarabianie większych pieniędzy. To także mniejszy wysiłek przy realizacji celów, lepsza organizacja pracy, mniej stresu, większa motywacja i zadowolenie z pracy, mniejsza presja, ograniczenie ryzyka popełnienia błędów i szybsze osiąganie celów. To również bardziej harmonijne zarządzanie swoim życiem.
Jak mierzyć czas pracy, gdy jesteś freelancerem?
Dostępnych jest kilka prostych w obsłudze aplikacji, umożliwiających bezproblemowe rejestrowanie czasu. Umożliwiają Ci ewidencjonowanie przepracowanych godzin, korzystanie z timera, dodawanie i edycję realizowanych zadań oraz przeglądanie aktywności związanych z realizacją określonych zadań i projektów. Pracując z dowolnego miejsca, na komputerze lub urządzeniu przenośnym, niezależnie od tego, gdzie jesteś. Dzięki narzędziom działającym on-line zyskujesz większą elastyczność.
To aplikacje dedykowane dla firm świadczących usługi i rozliczających się w oparciu o stawkę godzinową. Optymalizując procesy pracy wyeliminujesz nierentowne działania, uzyskasz informację o tym, które czynności pochłaniają najwięcej czasu i zbudujesz zaufanie klienta dzięki czytelnym raportom.
Proste w obsłudze aplikacje umożliwią Ci bezproblemowe rejestrowanie i ewidencjonowanie czasu pracy.
Aplikacje wspomagające wykorzystanie czasu pracy
Bitrix24. Darmowy program do mierzenia czasu pracy nad zadaniami
Bitrix24 to niezwykle rozbudowany program, a mierzenie czasu, jest tylko jedną z wielu jego funkcji. Jeżeli chcesz zarządzać całym zespołem, wystawiać faktury i mierzyć czas pracy to warto zapoznać się z tym programem. Interfejs komunikuje się z Tobą w języku polskim i umożliwia uczestnictwo aż do dwunastu osób w wersji darmowej. Możliwości tej aplikacji to między innymi:
● Śledzenie czasu zadań,
● Podsumowanie statusu zadania,
● Czaty i wideorozmowy z uczestnikami zadań,
● Zadanie na e-mail i przypomnienia,
● Data rozpoczęcia i zakończenia projektu,
● Integracja z CRM, kalendarzami, dyskiem i pocztą e-mail.
IC Project. Zarządzaj skuteczniej projektami
IC Project to narzędzie, które skutecznie wspiera zarządzanie projektami z możliwością mierzenia oraz raportowania czasu pracy. Poznasz realną czasochłonność realizowanych projektów bez żadnych dodatkowych wtyczek ani aplikacji. Jest to w 100% polski produkt i w tym języku komunikuje się z użytkownikami. Działa intuicyjne i skutecznie. Znajdziesz tu wszystko, co pomoże zwiększyć efektywność prowadzenia projektów. IC Project został zbudowany w najnowszej technologii i posiada przyjazny, nowoczesny interfejs. W darmowym planie Free znajdziesz podstawowe funkcjonalności, takie jak:
● Maksymalnie 3 użytkowników,
● Maksymalnie 3 projekty,
● Kalendarz zespołowy,
● Tablica Kanban,
● Lista To do,
● Miejsce dyskowe do 100 MB.
Toggl Track. Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy
Toggl to estetyczny i prosty w użyciu program do pomiaru przepracowanego przez Ciebie lub Twoich pracowników czasu. Posiada przejrzysty kokpit oraz umożliwia prostą integrację z wieloma innymi aplikacjami. Dzięki temu, z każdego miejsca możesz szybko wyszukać projekt nad którym pracujesz i kliknąć przycisk startu pomiaru czasu. Posiada praktyczne i przydatne funkcje, które okazują się niezwykle pomocne, jeżeli masz problem z samodyscypliną albo często zapominasz, żeby mierzyć czas, który spędzasz bezczynnie.
Specjalna wtyczka pozwala jednocześnie korzystać z techniki Pommodoro o której przeczytasz w dalszej części artykułu. Wersja darmowa sprawdzi się w przypadku freelancera albo małego zespołu. Płacąc $9 miesięcznie w planie rocznym otrzymasz dostęp do szczegółowych raportów oraz praktycznej funkcji, która od razu przelicza przepracowany czas na wysokość wynagrodzenia. Podstawowe informacje o aplikacji:
● Wersja mobilna i aplikacja desktopowa,
● Wtyczka do przeglądarki internetowej,
● Posiada darmową wersję,
● Program w języku angielskim,
● Okres próbny płatnej wersji 30 dni,
● Wsparcie techniczne poprzez czat na żywo,
● Integracja z wieloma programami typu ASANA czy Trello,
● Śledzenie czasu pracy offline,
● Integracja z kalendarzem Google.
Jeżeli zdecydujesz się na zastosowanie narzędzia do monitorowania czasu pracy, pamiętaj, że darmowa aplikacja może nie spełnić wszystkich Twoich oczekiwań. Przetestuj każdy z powyższych programów. Wdrożenie takiej aplikacji do swojej codzienności ma sens tylko wówczas, kiedy widzisz pozytywne efekty jej stosowania.
Technika Pomodoro
Zaskakująco prosta metoda zwiększenia produktywności
Zdarza się, że mimo wielu godzin spędzanych na wykonaniu jakiegoś zadania nie działamy tak efektywnie, jak byśmy sobie życzyli. Problemy z koncentracją dotykają wiele osób. Często rozpraszamy się i tracimy dużo czasu, przez co nadmiar obowiązków staje się zbyt przytłaczający. Jednym ze sposobów na zwiększenie swojej osobistej produktywności jest technika Pomodoro. Podział czasu pracy na krótsze etapy pomaga lepiej realizować swoje obowiązki.
Technika Pomodoro to strategia zarządzania czasem. Polega na podzieleniu zadania na krótkie, 25-minutowe interwały z 5-minutowymi przerwami. Technikę Pomodoro opracował w latach 80 ubiegłego wieku Francesco Cirillo. Włocha zainspirował kuchenny czasomierz w kształcie pomidora, którego używał podczas studiów. Ogromną zaletą metody Pomodoro jest jej prostota. Jedyne, czego potrzebujesz, to stoper. Oto jak ją stosować:
● Przygotuj listę swoich zadań na dany dzień,
● Ustaw stoper aby odliczał 25 minut i pracuj, dopóki nie usłyszysz dźwięku alarmu,
● Nastaw budzik i zrób sobie 5 minutową przerwę,
● Po wykonaniu czterech takich interwałów zrób przerwę trwającą od 15 do 30 minut,
● Powtarzaj powyższe punkty, dopóki nie zakończysz wszystkich zadań na ten dzień.
Dzięki technice Pomodoro jesteś w stanie utrzymać wysoką koncentrację i zaangażowanie.
Kiedy należy ewidencjonować czas pracy zdalnej?
Praca z domu stanowi dla niektórych osób wyzwanie, należy bowiem całkowicie przestawić się na kontakt zdalny pozbawiony bezpośredniej relacji z drugim człowiekiem. Prowadzenie ewidencji czasu pracy zdalnej jest ważne, aby prawidłowo naliczać pracownikowi wynagrodzenie. Od dnia 7 kwietnia 2023 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Są to regulacje, które zostały trwale wprowadzone do Kodeksu Pracy. Nowym rozwiązaniom towarzyszą wątpliwości co do prawidłowego stosowania konkretnych zapisów w praktyce. Jeżeli chodzi o pracę zdalną, jednym z takich zagadnień jest sprawa rejestrowania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej.
Czas pracy to czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w firmie lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania zadań. W związku z tym, czas pracy to nie tylko czas, w którym pracownik rzeczywiście pracuje, ale także czas, w którym jest gotowy do świadczenia pracy.
Ewidencja czasu pracy zdalnej
Co do zasady, pracodawca zobowiązany jest ewidencjonować czas pracy każdego pracownika dla potrzeb prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca powinien udostępnić tą ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. (art. 149 § 1 Kp, źródło: Kodeks Pracy, 12.02.2024r.) Regulamin pracy powinien określać w szczególności przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Nowe rozwiązania prawne w zakresie pracy zdalnej nie przewidują żadnych odrębnych ani szczególnych sposobów rejestrowania godzin rozpoczęcia i zakończenia takiej pracy. Nie ma przepisów, które nakazywałyby pracodawcy organizującemu pracę zdalną wdrożyć określone procedury w tym zakresie. Pracodawca określa zatem zasady potwierdzania wykonywania pracy zdalnej w regulaminie pracy o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy.
Sposoby rejestracji czasu pracy
Stosowanie tradycyjnej listy obecności będzie bez celowe i powinno być ograniczone do sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę w systemie hybrydowym, obejmującym wykonywanie obowiązków służbowych zarówno w miejscu pracy, jak i w miejscu świadczenia pracy zdalnej.
Najbardziej pożądaną formą rejestracji godzin pracy zdalnej jest wykorzystanie narzędzi do komunikacji elektronicznej na odległość takich jak system informatyczny, telefonia komórkowa lub telefon stacjonarny.
Może to być informacja wysłana na adres elektroniczny wskazany przez pracodawcę, sms na numer służbowy albo zgłoszenie telefoniczne we wskazanym czasie lub logowanie się do służbowego komputera. Dostępne są również aplikacje komputerowe posiadające odpowiednie możliwości ułatwiające ewidencję czasu pracy online.
Ewidencjonowanie czasu pracy zdalnej ułatwią Ci odpowiednie aplikacje komputerowe dostępne online.
Rozliczanie pracy zdalnej
Ewidencja czasu pracy zdalnej może być nieco trudniejsza, niż w przypadku tradycyjnej formy pracy stacjonarnej. Pracodawca musi jednak stosować się do przepisów Kodeksu Pracy i rejestrować godziny rozpoczęcia i zakończenia działań. Rejestracja powinna być odpowiednio dostosowana do potrzeb i możliwości technicznych danej organizacji. Coraz częściej odchodzi się już od tradycyjnych papierowych list obecności na rzecz elektronicznych systemów prowadzenia ewidencji czasu pracy.
Udostępnij i podziel się treścią:
